IT-конгресс и выставка
Обзор ключевых возможностей, результаты внедрения и вызовы
Платформа, связывающая организации и архивы — цифровое будущее документооборота
Решение «Архив»
Временное хранение и комплектование электронных документов.
Подсистема платформыРешение «ЦХЭД»
Постоянное хранение электронных архивных документов.
Подсистема платформыКлючевые преимущества платформы
Надежность и безопасность
Гарантированное долговременное хранение ЭАД с соответствием требованиям ФСТЭК/ФСБ и строгими политиками доступа.
Оптимизация процессов
Автоматизация приема, учета, экспертизы ценности и передачи на хранение; сокращение ручного труда.
Быстрый доступ
Единая точка доступа к документам, расширенный поиск и разграничение прав для пользователей.
Масштабируемость
Тиражирование на федеральном/региональном уровнях, поддержка роста объемов и подключение новых систем.
Карта изменений нормативных правовых актов
Основная функциональность «Облачного архива»
Номенклатура дел
Прием/формирование/загрузка и редактирование номенклатуры дел и создание карточек дел
ЭАД
Прием/формирование/загрузка, редактирование, фильтрация и поиск электронных архивных документов
Описи дел/документов
Прием/формирование, редактирование и функционал утверждения описей экспертной комиссией
Акты приема‑передачи
Автоматический прием актов приема-передачи из подсистемы «ЦХЭД»
Акты об уничтожении
Автоматическое формирование, утверждение ЭК и автоматическое удаление ЭАД
Нормативно-справочная информация
Создание, ведение и редактирование справочников (виды документов, топографические указатели, фонды)
Раздел администрирования
Создание учетных записей, управление доступом, журналирование событий, мониторинг передачи ТК
Способы передачи данных в «Архив»
Рекомендуемые доработки СЭД для упрощения передачи
Реализация возможности передачи по МЭДО
Для групп "внутренние документы: приказы, распоряжения" (по опыту Росаккредитации)
Массовая отправка ЭАД
Формирование описи по году/номенклатуре и массовая отправка ЭАД по описи (по опыту Минвостокразвития России, ФНС России)
Выгрузка номенклатуры в CSV
Обеспечение возможности выгрузки номенклатуры в формате CSV для упрощения обмена данными (по опыту Росархива)
Функциональность решения «ЦХЭД»
Экспертиза ценности
Определение ценности документов для постоянного хранения
Автоматизированный учет
Ведение учета единиц хранения и контроль документооборота
Работа со справочниками
Управление и актуализация нормативно-справочной информации
Отчетность
Аналитическая и статистическая отчётность по архивному фонду
Ведение графика
Планирование и контроль передачи дел на архивное хранение
Мониторинг событий
Отслеживание всех операций и действий в системе
Прием на хранение
Автоматизированные процедуры приема документов на постоянное хранение
Этапы развития платформы (2022–2025)
Внедрение Платформы в архивную деятельность осуществляется поэтапно
Ввод в эксплуатацию
Запуск базовой функциональности подсистем «ЦХЭД» и «Архив» в рамках пилотной эксплуатации
Развитие основной функциональности
Разработка и внедрение ключевых возможностей для передачи электронных архивных документов на хранение
Получение сертификата и аттестата
Получение необходимых сертификатов и аттестатов соответствия (ФСТЭК/ФСБ), подтверждающих безопасность системы
Старт работ по внедрению
Начало интеграционных работ с СЭД федеральных органов исполнительной власти для возможности передачи электронных документов на архивное хранение
Тиражирование и поддержка
Начало полномасштабного тиражирования системы на федеральном и региональном уровнях, включая обеспечение технической поддержки
Ключевые показатели проекта (2024 → 2025)
Представлено сравнение фактических результатов на конец 2024 года и текущие показатели 2025 года
Распределение переданных документов по организациям
Проблемы внедрения
Внедрение комплексных информационных систем сопряжено с техническими и организационными проблемами
Сопротивление изменениям
Неготовность сотрудников к новым рабочим процессам и инструментам, необходимость работы в нескольких интерфейсах, нехватка трудовых ресурсов
Регулирование деятельности
Отсутствие ключевых понятий и описания процессов (в том числе продление юридической значимости) в регулирующих НПА
Сложность интеграции
Трудности сопряжения с существующими ИС и СЭД, отсутствие единых стандартов и форматов передачи и хранения ЭАД; дополнительные затраты на доработки
Качество данных
Проблемы с комплектованием дел (неструктурированное хранение электронных документов в СЭД) за предыдущие периоды; требуется привлечение дополнительных ресурсов для решения организационных задач
Техническая не обеспеченность
ЦОД для архивного хранения не введён в эксплуатацию (ГА РФ). В будущем потребуется масштабирование и строительство дорогостоящих ЦОД
Проблемы внедрения от ФОИВ и РОИВ
- Отсутствие нормативного регулирования процесса продления юридической значимости.
- Несоответствие класса защиты ГИС «Платформа «ЦХЭД» для возможности обработки электронных документов с пометкой ограниченного пользования.
- ФОИВ/РОИВ используют различные информационные системы, в которых формируются ЭД, требующие обеспечения временного/постоянного хранения. Однако данные системы не имеют интеграций с СЭД/СХЭД (КЭДО, ЭБ и пр.).
- Отсутствие единого подхода к требованиям по изменениям перечней видов документов (бумажные/электронные).
- Отсутствие нормативной документации и методических рекомендаций для выстраивания процесса электронного хранения на региональном уровне.
- Отсутствие собственных финансовых и технических средств на создание хранилищ электронных архивных документов (подсистема «ЦХЭД») у региональных архивов.
Контакты
